Oonis Datenschutzhinweis für die Personalgewinnung

Wichtige Informationen und wer wir sind

Wir sind Ooni Limited, ein in England eingetragenes und registriertes Unternehmen. Unsere Unternehmensnummer lautet 08316049. Unsere eingetragene Adresse ist 105 Hopewell Business Centre Unit 20, Hopewell Drive, Chatham, Kent, ME5 7DX. Wir sind beim Information Commissioner's Office (ICO = Informationsbeauftragten) registriert; unsere Registrierungsnummer lautet ZA241698.

Wenn wir in dieser Richtlinie von „wir“, „uns“ oder „unser“ sprechen, beziehen wir uns auf Ooni Limited sowie auf unsere Tochtergesellschaften, verbundene Unternehmen und Partner. Wir sind die „Verantwortlichen“ im Hinblick auf die personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen. Das bedeutet, dass wir die Zwecke und die Art und Weise festlegen, in der personenbezogene Daten verarbeitet werden oder verarbeitet werden sollen.

Zweck dieser Datenschutzerklärung

Ooni verpflichtet sich, die Privatsphäre und Sicherheit aller potenziellen Mitarbeiter zu schützen. Zweck dieser Richtlinie ist es, dir zu erklären, welche personenbezogenen Daten wir über dich speichern und wie wir diese während des Rekrutierungsprozesses und danach erheben, verwenden und weitergeben (unabhängig davon, ob der Rekrutierungsprozess dazu führt, dass du ein Mitarbeiter wirst oder nicht). Dieser Datenschutzhinweis erklärt: 

• wer wir sind;

• welche personenbezogenen Informationen wir über dich erheben;

• wie, wann und warum wir deine personenbezogenen Daten erheben, speichern, verwenden und weitergeben;

• wie wir deine personenbezogenen Daten sichern;

• wie lange wir deine personenbezogenen Daten aufbewahren;

• deine Rechte in Bezug auf deine personenbezogenen Daten; und

• wie du uns oder die zuständigen Aufsichtsbehörden kontaktieren kannst, falls du eine Beschwerde hast.

Die Datenschutzprinzipien

Datenschutzvorschriften (siehe Anhang 1) schützen die Rechte von Personen in Bezug auf Informationen über sie. Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Bereich Personalwesen gemäß der folgenden Datenschutzprinzipien:

• Wir verarbeiten personenbezogene Daten rechtmäßig, fair und in transparenter Weise.

• Wir erheben personenbezogene Daten nur für festgelegte, eindeutige und rechtmäßige Zwecke.

• Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn sie angemessen, relevant und auf das notwendige Maß für die Zwecke der Verarbeitung beschränkt sind.

• Wir halten personenbezogene Daten genau und aktuell und ergreifen alle angemessenen Maßnahmen, um sicherzustellen, dass unrichtige personenbezogene Daten unverzüglich korrigiert oder gelöscht werden.  

• Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es für die Verarbeitung erforderlich ist. 

• Wir ergreifen geeignete Maßnahmen, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten sicher sind und vor unbefugter oder rechtswidriger Verarbeitung sowie vor versehentlichem Verlust, Zerstörung oder Beschädigung geschützt sind. 

Für diese Zwecke meint „personenbezogene Daten“ alle Informationen über eine Person, anhand derer sie identifiziert werden kann. Es schließt keine Daten ein, bei denen die Identität anonymisiert wurde. 

Die Daten, die wir verarbeiten

Wir können die folgenden personenbezogenen Daten in Bezug auf dich erheben, speichern und verarbeiten:

• Informationen, die du uns zur Verfügung stellst, wie deinen Namen, Adresse und Kontaktdaten, einschließlich E-Mail-Adresse und Telefonnummer; 

• Details zu deinen Qualifikationen, Fähigkeiten, Erfahrungen und deiner Berufshistorie, inklusive Start- und Enddaten vorheriger Arbeitsverhältnisse sowie bei Ooni; und 

• Angaben zu deinen Referenzen; und

• jegliche zusätzliche Information, die du im Rahmen deiner Bewerbung offenlegst. 

In bestimmten Fällen benötigen wir möglicherweise auch: 

• Informationen über medizinische oder gesundheitliche Zustände, einschließlich darüber, ob du eine Behinderung hast, für die wir gegebenenfalls angemessene Anpassungen vornehmen müssen;

• Details zu deinen Rentenregelungen und alle damit verbundenen Informationen, die erforderlich sind, um diese umzusetzen und zu verwalten;

• Informationen über deine Staatsangehörigkeit und deine Berechtigung, in dem Land der jeweiligen Position zu arbeiten;

• Angaben zu deinem Führerschein und den Fahrzeugen, die du fahren darfst;

• Informationen zu Vorstrafen und Vorlage eines polizeilichen Führungszeugnisses;

• Informationen zur Überwachung der Chancengleichheit, einschließlich Angaben zu deinem Geschlecht, deiner Ethnie, Behinderungen und einem Veteranenstatus; und 

• andere relevante Informationen, die erforderlich sind, damit wir unseren Verpflichtungen als potenzieller Arbeitgeber nachkommen können.

Beachte, dass einige dieser Informationen als „besondere Kategorien“ von Daten bezeichnet werden. Die Verarbeitung von besonderen Kategorien von Daten unterliegt Einschränkungen und erfordert einen höheren Schutz.

Wie wir deine Daten sammeln

Wir können personenbezogene Daten über dich auf verschiedenen Wegen sammeln. Dazu gehören unter anderem: 

• Bewerbungsformulare, die du uns eingereicht hast sowie Lebensläufe und Bewerbungsschreiben;

• Briefe, E-Mails und andere Kommunikationsformen, die von dir oder in deinem Auftrag gesendet wurden;

• dein Reisepass oder andere Identitätsdokumente, wie zum Beispiel dein Führerschein;

• Gespräche (persönlich und telefonisch) mit dir;

• Interviews, Besprechungen oder andere Bewertungen;

• Behörden;

• deine Ärzte sowie medizinische und arbeitsmedizinische Fachkräfte, die wir beauftragt haben;

• the Disclosure and Barring Service (‘DBS’);

• vorherige Arbeitgeber und Referenzgeber; und

• Berater und andere, die wir zur Durchführung von Personalüberprüfungen oder zur Unterstützung bei Rekrutierungsprozessen einsetzen. 

Bitte beachte, dass in einigen Fällen personenbezogene Daten über dich von Dritten bezogen werden können (zum Beispiel Referenzen von ehemaligen Arbeitgebern und Informationen von Anbietern von Hintergrundüberprüfungen).

Datensicherheit

Wir werden deine personenbezogenen Daten jederzeit sicher aufbewahren.

Deine personenbezogenen Daten können in unseren Büros, bei Drittanbieter-Agenturen und Dienstleistern sowie bei unseren Vertretern gespeichert werden. Wir setzen verschiedene Sicherheitsmaßnahmen ein, um den Verlust oder unbefugten Zugriff auf deine personenbezogenen Daten zu verhindern. Ooni hat interne Richtlinien und Kontrollen implementiert, um personenbezogene Daten vor Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung, Missbrauch oder Offenlegung zu schützen und sicherzustellen, dass die Daten nur von Mitarbeitern im Rahmen ihrer dienstlichen Aufgaben zugänglich sind. Wenn wir einen Dritten beauftragen, personenbezogene Daten in unserem Auftrag zu verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage schriftlicher Anweisungen. Diese Dritten sind zur Vertraulichkeit verpflichtet und müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten.

Falls es zu einer Sicherheitsverletzung kommt, die ein Risiko für dich darstellt, werden wir dich benachrichtigen. Wir werden auch die zuständige Aufsichtsbehörde über eine Sicherheitsverletzung informieren, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. 

Wie wir deine Daten speichern

Die personenbezogenen Daten, die von uns verarbeitet werden, werden nicht länger aufbewahrt, als es für die Verarbeitung oder die damit verbundenen Zwecke notwendig ist. Sie werden spätestens 12 Monate nach dem Datum deiner Bewerbung gelöscht, es sei denn, du nimmst ein Stellenangebot bei uns an. Wie lange wir deine personenbezogenen Daten aufbewahren, hängt davon ab, ob deine Bewerbung erfolgreich ist und du bei uns angestellt wirst, welche Art von Informationen bereitgestellt wurden und zu welchem Zweck sie erhoben wurden.

Bewerbungsinformationen, einschließlich aller Notizen, die während deines Vorstellungsgesprächs gemacht wurden, werden nicht länger aufbewahrt, als es unter Berücksichtigung der Verjährungsfristen für mögliche Ansprüche (z. B. Diskriminierung aufgrund von Rasse oder Geschlecht) sinnvoll ist, und anschließend vernichtet. Sollte es einen berechtigten geschäftlichen Grund geben, Rekrutierungsunterlagen über den Zeitraum deiner Bewerbung hinaus aufzubewahren, behalten wir uns dies vor, aber wir werden stets versuchen sicherzustellen, dass diese Daten anonymisiert gespeichert werden.

Für den Fall, dass deine Bewerbung erfolgreich ist, werden wir nur die für deine Anstellung relevanten und notwendigen Rekrutierungsinformationen aufbewahren. Weitere Informationen zu unserer Datenschutzrichtlinie im Zusammenhang mit der Beschäftigung werden dir zur gegebenen Zeit zur Verfügung gestellt.

Falls deine personenbezogenen Daten nach dem Ende des Rekrutierungsprozesses aufbewahrt werden, geschieht dies in der Regel aus einem der folgenden Gründe: 

• um auf Fragen, Beschwerden oder Ansprüche, die du oder in deinem Namen erhoben werden, reagieren zu können; 
• um dich zu kontaktieren, falls eine passende Gelegenheit entsteht, die deinen Fähigkeiten und Erfahrungen entspricht; 
• um einen rechtlichen Anspruch zu begründen, auszuüben oder zu verteidigen; oder 
• um gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen nachzukommen.

In einigen Fällen können wir deine personenbezogenen Daten anonymisieren, sodass sie nicht mehr mit dir in Verbindung gebracht werden können. In diesem Fall können wir diese Informationen ohne weitere Benachrichtigung von dir verwenden, z. B. für den Zweck von Managementberichten.

Wie wir deine personenbezogenen Daten verwenden

Wir müssen deine personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Rekrutierungsprozess verarbeiten, um unseren Verpflichtungen dir gegenüber nachzukommen und sicherzustellen, dass wir die notwendigen Informationen haben, um eine Entscheidung darüber zu treffen, wen wir einstellen. 

Dies umfasst beispielsweise Aspekte wie Qualifikationen, Erfahrung, die Fähigkeit, die jeweilige Arbeit zu verrichten, die Bereitschaft, die angebotenen Bedingungen zu akzeptieren, und die Freiheit, das Angebot innerhalb eines vernünftigen Zeitrahmens anzunehmen, falls es gemacht wird.

In einigen Fällen müssen wir deine personenbezogenen Daten auch verarbeiten, um sicherzustellen, dass wir unsere gesetzlichen Verpflichtungen erfüllen. Dies kann beispielsweise die Überprüfung beinhalten, ob du berechtigt bist, in dem Land zu arbeiten, in dem die Stelle angesiedelt ist, die Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsgesetzen oder um gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen (falls nötig), um sicherzustellen, dass du an einem Vorstellungsgespräch teilnehmen kannst.

Wir müssen deine personenbezogenen Daten auch verarbeiten, um sicherzustellen, dass wir deine Interessen (oder die Interessen einer anderen Person) schützen können.

In anderen Fällen haben wir ein berechtigtes Interesse daran, deine personenbezogenen Daten zu verarbeiten, nicht nur während des Rekrutierungszeitraums, sondern auch davor und danach. Dies kann beinhalten: 

• die Werbung für die Stelle und die Sicherstellung, dass du relevante Informationen erhältst (z. B. wenn wir deine Informationen speichern, falls eine Stelle verfügbar wird); 
• die Pflege genauer und aktueller Aufzeichnungen und Kontaktdaten; 
• das Einholen von Referenzen bei aktuellen oder ehemaligen Arbeitgebern; 
• das Etablieren, Ausüben und Verteidigen von rechtlichen Ansprüchen; und 
• die Förderung und Aufrechterhaltung von Gleichberechtigung am Arbeitsplatz.

Wir müssen möglicherweise auch besondere Kategorien von Daten, wie Informationen über ethnische Herkunft, Geschlecht oder Gesundheit für Zwecke der Überwachung der Chancengleichheit verarbeiten. Wenn wir solche besonderen Kategorien von Daten verarbeiten, werden diese anonymisiert erhoben. Du kannst jedoch selbst entscheiden, ob du solche Daten bereitstellen möchtest, und es hat keine Konsequenzen für dich, wenn du dich entscheidest, dies nicht zu tun.

Deine Daten mit anderen teilen

Es kann notwendig sein, dass wir deine personenbezogenen Daten mit anderen teilen, um den Rekrutierungsprozess durchzuführen oder um gesetzlichen oder regulatorischen Verpflichtungen dir gegenüber oder die wir einhalten müssen, nachzukommen. Diese können sein:

• professionelle Berater wie Personalberater, Rekrutierungsberater, Anwälte in Bezug auf rechtliche Angelegenheiten, Buchhalter in Bezug auf finanzielle Fragen, Berater, Experten, Unternehmensberater; 

• andere innerhalb unseres Unternehmens, zum Beispiel der Einstellungsbereich; 

• Dritte, die autorisiert sind, Hintergrundprüfungen durchzuführen; und 

• Dienstleister, die in Bezug auf deine potenzielle Anstellung erforderlich sind.

Wir werden stets sicherstellen, dass diejenigen, mit denen deine personenbezogenen Daten geteilt werden, diese auf eine angemessene Weise verarbeiten und alle notwendigen Maßnahmen ergreifen, um sie zu schützen.

Intern können deine personenbezogenen Daten mit anderen Mitarbeitenden geteilt werden, einschließlich des People-Teams, Managern im Geschäftsbereich, in dem du möglicherweise arbeitest, und der Buchhaltungsabteilung in Bezug auf Fragen der Bezahlbarkeit und der Auszahlung von etwaig vereinbarten Auslagen.

Wir können deine personenbezogenen Daten auch mit Dritten teilen, um Vorab-Referenzen von anderen Arbeitgebern einzuholen.

Gelegentlich sind wir verpflichtet, personenbezogene Daten offenzulegen und Informationen über dich oder in Bezug auf dich mit staatlichen, Strafverfolgungs- und Aufsichtsbehörden sowie Agenturen auszutauschen, um unseren eigenen gesetzlichen und regulatorischen Verpflichtungen nachzukommen.

Gelegentlich kann es notwendig sein, dass wir Daten für statistische Zwecke teilen (zum Beispiel mit Regierungsbehörden oder Aufsichtsbehörden). Wir werden stets Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass die geteilten Informationen anonymisiert sind; wenn dies nicht möglich ist, werden wir verlangen, dass der Empfänger der Informationen diese jederzeit vertraulich behandelt.

Deine Daten aus Deutschland übertragen

Als globales Unternehmen kann es während des Rekrutierungsprozesses notwendig sein, dass wir personenbezogene Daten, die dich betreffen, in ein anderes Land übertragen oder teilen, in dem Ooni tätig ist, einschließlich des erweiterten People-Teams. Wenn wir dies tun, stellen wir sicher, dass angemessene Schutzmaßnahmen vorhanden sind, wie zum Beispiel eine Angemessenheitsentscheidung oder vertragliche Klauseln zum Datenschutz, die von den Aufsichtsbehörden genehmigt wurden

Deine Rechte in Bezug auf deine Daten

Die Datenschutzgesetze gewähren dir als Person verschiedene Rechte in Bezug auf die personenbezogenen Daten, die wir über dich halten und verarbeiten (je nach den relevanten Datenschutzbestimmungen, siehe Anhang 1). Diese Rechte unterliegen bestimmten Fristen, innerhalb derer wir auf deine Anfrage reagieren müssen. Sie können das Recht umfassen, dass du uns bittest, dass wir: 

• dir eine Kopie der personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen, die wir über dich haben; 

• die Verarbeitung stoppen, personenbezogene Daten löschen oder entfernen, wenn es keinen guten Grund gibt, die Verarbeitung fortzusetzen;

• ungenaue Informationen, die wir über dich haben, korrigieren (wir müssen möglicherweise die Genauigkeit der neuen Daten, die du uns zur Verfügung stellst, überprüfen); und 

• die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten stoppen, wenn wir uns auf ein berechtigtes Interesse (oder das eines Dritten) stützen und du der Meinung bist, dass die Verarbeitung deine grundlegenden Rechte und Freiheiten beeinträchtigt. In einigen Fällen können wir nachweisen, dass wir zwingende berechtigte Gründe haben, deine Informationen zu verarbeiten, die deine Rechte und Freiheiten überwiegen.

Datenschutz: Kontakt

Wenn du Zugriff auf deine personenbezogenen Daten wünschst oder Fragen zu dieser Mitteilung hast, wende dich bitte an den Leiter des People-Teams und den General Counsel, den Leiter unserer Rechtsabteilung.
Falls du Fragen zur Erhebung, Nutzung, Speicherung oder Entsorgung von personenbezogenen Daten, die dich betreffen, hast, kannst du dich an support@ooni.com wenden.

Du hast jederzeit das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen. Die zuständige Behörde für deine Region findest du im Anhang 1. Falls du eine Beschwerde hast, würden wir es schätzen, wenn du uns die Gelegenheit gibst, deine Anliegen zu klären, bevor du die Datenschutzbehörde kontaktierst. Bitte setze dich, wenn möglich, zuerst mit uns in Verbindung.

Anhang 1: Relevante globale Datenschutzbestimmungen für Ooni 

Ooni hat seinen Hauptsitz in Großbritannien, beschäftigt aber Mitarbeiter in verschiedenen wichtigen Ländern, darunter Großbritannien, die USA, Kanada, Australien, Neuseeland, China und die Europäische Union (Deutschland, Frankreich, Italien, Norwegen, Finnland). Die relevanten globalen Datenschutzbestimmungen und Datenschutzbehörden finden Sie in der folgenden Tabelle.